お見積もりを依頼するにあたって、次のような形・状態で依頼を出されておりませんか？
・とりあえずざっくりとした内容
→ こんな感じのサイトを構築する場合、どれくらいの費用がかかりますか？等
・納期期日が近々すぎて、契約前に破談になる
・予算を提示しない
→ 予算を提示すると足元を見られそうなので、とりあえずシステム会社側からのお見積もりを見て判断したい
デザインに注力したい場合
制作サイドとうまく交渉するためには、必ず制作会社の公式HPをしっかりと読むことです。
特に制作実績やサービス内容ページを注視してください。
デザインに注力したい場合、
「○○会社のデザインはいいですね、こちらのデザインと同じデザイナーさんにおねがいできませんか？」
「こちらのデザインと同じCSSを使ってデザインを制作お願いできませんか？」
上記の聞き方で制作サイドは、提案がしやすくなります。
デモサイトや参考サイトがある場合、必ずベースをそれらに合わせて聞く
システム自体や機能面に注力したい場合、
こちらも同様ですが、若干聞き方をかえる必要があります。
パッケージやデモサイトがある場合、
このデモサイトから一部をどのように変更できるかという聞き方をすることでスムーズに行く場合が多いです。
「デモサイトを拝見しました、こちらの○○機能の部分に付け加える形で、○○○.com（参考サイト）に似たサイトは制作できないものかと模索しております。」
相手に対して、いきなり○○サイトと同じように作る場合のお見積もりはいくらになりますか？と聞くと制作サイドもざっくりと概算または超概算でしか返答ができなくなります。
もしくは、そういったお客様への返答は後回しになる可能性は大です。
ですので、下記の点に注意して依頼するようにすることでコストや協議期間を短縮することが期待できます。
・デモサイトや参考サイトをベースとして、機能の改修部分を一覧にして明記する
・納品はいつですか？ではなく仮納品まで（検収が開始できる日）はいつか聞く
→ 仮納品といえば、相手は一旦の出し期日が把握できます
・参考サイトやデモサイトの機能をエクセルなどに書き出してデータ化しておく
→ 既存機能とカスタマイズの区別がつきやすい形で作成する
・納品日に期日がある場合は、最初の段階で提示しておく
・要件定義を明確にした資料を添付する
→ これが本当はベストです、詳しい資料があればあるほどより詳細なお見積もりが算出できますが、お見積もり算出にあたり資料の見やすさや量も確認しましょう
・予算はできるだけ提示する
→ お見積もり算出方法はシステム会社により様々ですが、公平性を保つために過去概算から算出している場合が多いです。事案がないオリジナルの場合は人月/時間単価での算出が考えられます
○○サイトと同じようなサイトを作る場合どれくらいの費用がかかりますか？
と提示して始まるプロジェクトのお見積もりの中には、システム会社は言いませんが
かならず、その要望サイトからの機能をすべて汲み取り、そこから付け足す機能、引く機能を算出して要件定義をつくっていくという膨大な手間な作業もお見積もりに必ず入れています。
この部分をうまく自分で表現できることができれば、
お見積もりに反映されることが期待できます。
システム会社は既存のシステムを売ることが非常に楽なので、
既存のシステムの流用ができないかを聞くこと、仕様書・要件定義までのレベルではなくてもいいので、最低限デモサイトまたは参考サイトの機能の洗い出しとカスタマイズ部分が区別しやすい資料の提示を行うことでスムーズに商談が進む可能性は大です。
依頼するクライアント側もされるシステム会社側もどちらも人と人が対応するわけであり、
相手にどのように言えば、どのような返答がかえってくるかを想像すると一番いい結果が得れると思います。
とてつもなくかけ離れたお見積もりが算出された場合、焦らずそして怒らずに次項を確認してください。
・スケジュールが合わない
・リソースが足りない
・予算オーバー
・お見積もり算出困難または不可
→ クライアント側の要望がシステム会社に理解できていない項目がある
・一部、着手納品できない作業がある
・その他（様々な要因が考えられます）
カスタマイズができるできないは問題ではなく、お見積もり算出までの時間から契約までが一番のネックです。クライアント側からも、本当にサービスの制作を依頼して成功をさせるという気があるのであれば、システム会社への提示方法のひとつでまた違った結果となるかと思います。
参考になれば幸いです。
